Krajowa Instytucja Koordynująca – KIK
Funkcję Krajowej Instytucji Koordynującej pełni Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. KIK ponosi ogólną odpowiedzialność za Program Współpracy, wspólnie z Komitetem Monitorującym. KIK, działając jako Instytucja Pośrednicząca, planuje i organizuje proces ukierunkowania i zarządzania Programem. KIK odpowiada, zgodnie Ramami Programowymi Polsko – Szwajcarskiego Programu Badawczego (The Conceptual Elements for a Polish – Swiss Research Programme), które zostały zatwierdzone jako Zarys Projektu, za rozwój opracowywania dokumentacji Programu i przedłożenie Kompletnej Propozycji Projektu stronie szwajcarskiej oraz wniosku o jego dofinansowanie. Po konsultacjach z Ministerstwem Nauki i Szkolnictwa Wyższego i stroną szwajcarską KIK wyznacza Instytucję Realizującą (operatora) dla zarządzania Programem. Na późniejszym etapie, KIK nadzoruje realizację Programu i zapewnia efektywne oraz właściwe wykorzystanie dofinansowania zgodnie z Umową ramową.
KIK wyznacza polskich członków Wspólnego Komitetu Wyboru Projektów. SDC/SCO wyznacza szwajcarskich przedstawicieli w Komisji.
Instytucja Realizująca – IR
Polsko – Szwajcarski Program Badawczy będzie zarządzany przez Ośrodek Przetwarzania Informacji (OPI), działający jako Instytucja Realizująca, z rekomendacji Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego. OPI w Warszawie jest osobą prawną podlegającą Ministrowi Nauki i Szkolnictwa Wyższego.
OPI zarządza Programem. Główne zadania w tym zakresie obejmują:
• przygotowanie konkursu,
• ogłoszenie konkursu,
• nabór wniosków,
• organizację oceny i wyboru zgodnie z procedurami i strukturami,
• zawieranie Umów ws. Realizacji Projektów,
• raportowanie i składanie wniosków o płatność do KIK,
• dostarczanie raportów do KIK,
• monitorowanie Projektów.
Do zadań Instytucji Realizującej należy:
• ogłaszanie oraz przeprowadzanie naboru Projektów, ocena jakości złożonych wniosków i Projektów pod względem formalnym i merytorycznym;
• przedkładanie KIK propozycji Projektów razem z raportami z oceny;
• podpisywanie Umów w sprawie Realizacji Projektów z Beneficjentami;
• nadzór i zarządzanie wdrażaniem projektów w zgodzie z zapisami Umów ws. Realizacji Projektów oraz przeprowadzanie niezbędnych kontroli i audytu projektów;
• sprawdzanie faktur i dokumentów o równoważnej wartości dowodowej otrzymywanych od Beneficjentów, weryfikowanie autentyczności i poprawności złożonych dokumentów oraz kwalifikowalności kosztów zawartych we wniosku o płatność;
• poświadczanie faktur i dokumentów o równoważnej wartości dowodowej i ich składanie w KIK lub Instytucji Płatniczej;
• raportowanie do KIK o postępie Programu i realizacji Projektów; Zbiorcze Raporty okresowe, Raporty roczne i Raport z zakończenia Programu, składane na poziomie Programu, oparte na podobnych raportach na poziomie Projektów;
• monitorowanie czy audyt Projektu został przeprowadzony przed zakończeniem Projektu;
• sprawdzanie nieprawidłowości i zgłaszanie ich do KIK;
• zapewnienie przechowywania wszystkich dokumentów związanych z realizacją Projektów zrealizowanych w ramach Polsko – Szwajcarskiego Programu Badawczego przez 10 lat po zakończeniu Programu;
• pisemne uzgadnianie z Beneficjentami uzasadnionych zmian w realizacji Projektów zgodnie z limitami zawartymi w odpowiednich Umowach w sprawie Realizacji Projektów;
• zapewnienie informacji i kampanii promocyjnej na temat Polsko – Szwajcarskiego Programu Badawczego.
Sekretariat PSPB – utworzony w strukturze OPI – będzie realizował zadania wymienione powyżej.
Dodatkowo, Sekretariat będzie wspierał wszystkie działania ekspertów opracowujących recenzje i Wspólnego Komitetu Wyboru Projektów.
Szwajcarska Agencja ds. Rozwoju i Współpracy (SDC) / Biuro Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy (SCO)
SDC/SCO zostały wyznaczone w Ramach Programowych Polsko – Szwajcarskiego Programu Badawczego jako instytucjonalni, szwajcarscy partnerzy dla KIK i innych podmiotów zaangażowanych w system wdrożenia i zarządzania Polsko – Szwajcarskiego Programu Badawczego.
Do ich zadań należy:
• administrowanie Programem po szwajcarskiej stronie,
• ułatwianie kontaktów, budowanie zaufania i współpracy między partnerami,
• informowanie i doradzanie partnerom w kwestiach procedur i warunków Programu Współpracy,
• przekazywanie oficjalnych informacji i propozycji do i od władz Szwajcarii,
• organizowanie, razem z KIK, misji szwajcarskich delegacji,
• uczestniczenie w spotkaniach na temat Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy,
• udzielanie informacji opinii publicznej na temat Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy i pomocy finansowej,
• uczestniczenie w charakterze obserwatora we Wspólnym Komitecie Wyboru Projektów.